Diseñar los espacios de trabajo
El trabajo cada vez es más interconectado y complejo, el diseño de sus espacios es fundamental para entregar el soporte y apoyo suficiente con el fin de lograr un desempeño exitoso y un bienestar personal.
El diseño de los espacios centrado en las personas es fundamental porque realmente afecta a su bienestar físico y mental, así como a su comportamiento. En promedio, pasamos el 87% de nuestras vidas dentro de edificios o espacios cerrados y ⅓ de nuestro día en un mismo espacio de trabajo. Su diseño se convierte en un elemento clave para generar un exitoso desempeño y una gran experiencia.
Para poder diseñar las oficinas del futuro, con ambientes tecnológicos e innovadores que respondan a las necesidades reales y existentes de las personas, es importante considerar y entender su evolución en el tiempo.
Hasta la década de los 80, aún primaba el modelo de planta subdividida en cubículos, con puestos asignados para cada trabajador y una estructura rígida, pero ya se comenzaban a perfilar cambios en las estructuras sociales y económicas de las oficinas. Para 1990 el diseño del espacio se abrió más, generando zonas tanto colaborativas como personales.
Pero fue a principios del siglo XXI cuando se empiezan a producir grandes cambios impulsados por el creciente uso de las tecnologías de información, lo que generó importantes alteraciones en la forma de trabajar, destacando las actividades colaborativas en equipo. Las oficinas deben responder a esas actividades y a las necesidades que se presenten y por eso son necesarios espacios que faciliten la fluidez del trabajo en equipo, de comunicación y expresión, reemplazando los escritorios personales por zonas de trabajo colaborativo, de concentración, espacios multifuncionales, áreas de descanso y de encuentros informales.
La tendencia de los últimos años se ha encaminado a diseñar espacios abiertos con el objetivo de generar una mayor interacción dentro del equipo y facilitar el trabajo colaborativo. Algunas oficinas han optado por puestos de trabajo sin asignar, entregando una mayor flexibilidad y libertad al individuo. Sin embargo, estudios destacan que, si bien las plantas libres tienen sus beneficios, muchas veces pueden provocar estrés y un peor desempeño. Para que esto no suceda, es fundamental contar también con espacios privados y entregar un sentido de pertenencia a cada uno de los colaboradores.
Los trabajadores cuentan con dos necesidades fundamentales para ser eficientes en su desempeño: La concentración y la colaboración. Para ciertas tareas es necesario contar con espacios privados y un ambiente de silencio y concentración. Pero también existe la creciente necesidad de colaborar con el equipo e interactuar ya sea en videoconferencias, reuniones físicas y virtuales o simples conversaciones de pasillo. Se debe llegar a un balance de diseño, generando una atmósfera acogedora con espacios humanizados, pero al mismo tiempo calmos y limpios. Entregar un sentido de pertenencia, poniendo énfasis en la comodidad, el ruido, la limpieza, la tecnología y ergonomía.
LO QUE LAS PERSONAS REALMENTE BUSCAN ES UNA GRAN EXPERIENCIA
Lograr una gran experiencia no es solamente importante para los trabajadores, sino que también es bueno para el negocio. Un espacio de trabajo con un buen diseño enfocado en las personas genera motivación, compromiso hacia el trabajo, mejora la efectividad y, por lo tanto, logra una mayor productividad. Todo esto genera una gran experiencia y viceversa
Los trabajadores que consideran que su trabajo les entrega una gran experiencia se sienten más comprometidos y satisfechos con sus empleos, son más conscientes del impacto que tiene su trabajo y el de sus compañeros y generalmente recomiendan a su empresa como un buen lugar para trabajar.
Entonces, la gran pregunta es...
¿QUÉ SE ESPERA DE UN BUEN ESPACIO DE TRABAJO?
Para lograr una gran experiencia se requiere de cierta innovación en el espacio que vaya de la mano con las necesidades y actividades que se generan en el trabajo y con la posibilidad de adaptarlos a medida que surjan nuevos cambios.
Entregar autonomía en el trabajo a cada uno de los colaboradores con el fin de generar expectativas y desafíos que sean motivantes y posibiliten el crecimiento personal y profesional.
Por otro lado, es importante generar un sentido de comunidad para que todos los integrantes del equipo remen hacia un mismo objetivo y se genere un ambiente de trabajo colaborativo.
Lograr generar relaciones horizontales con el fin de facilitar y potenciar el trabajo en equipo y una comunicación fluída.
A través del diseño crear una atmósfera apta para un trabajo productivo, así como un bienestar mental y físico. Además, el diseño del espacio debe comunicar la esencia de la empresa o negocio, generando consistencia y verosimilitud en su discurso.
¿A qué debemos transitar en cuanto al diseño para generar un buen espacio de trabajo?
- Generar entornos conectados y no individualizados
- Desarrollar espacios fusionados
- Centrar las métricas en las personas y no en la arquitectura
- Optimizar los espacios, darle uso para todo tipo de usuarios
- Espacios que faciliten la colaboración virtual
- Diseñar espacios experienciales, potenciando ambientes
- Lograr un equilibrio en la tecnología material para conectarse con las texturas, sensibilizar y generar lazos personales.
FACTORES DE DISEÑO
Para generar un espacio de trabajo con estas características y objetivos, debemos concentrarnos en factores clave de diseño que se pueden dividir en dos categorías: Invertir en lo individual y otorgar diversidad para el trabajo en equipo.
Cada integrante del equipo necesita de cierta privacidad y comodidad para tener un mejor desempeño y conformidad en su espacio de trabajo. Por eso es importante invertir en lo necesario para que cada uno pueda ejercer eficientemente su cargo de forma transversal. Dentro de estos factores se encuentra:
Diseño del espacio individual para que se sienta propio y controlado por la persona, con ciertas posibilidades de ajustes con el fin de entregar dinamismo, diversidad y bienestar.
Manejo del sonido ambiental y personal para lograr una mayor concentración, comodidad y privacidad cuando se requiera.
Acceso a los recursos necesarios y a las personas de una forma abierta y acogedora. Así se genera un mayor sentido de comunidad.
Por otro lado, al entregar diversidad para facilitar el trabajo en equipo, se debe considerar:
la tecnología necesaria que permite a los trabajadores colaborar apropiadamente,
espacios privados disponibles para reuniones o las tareas que lo requieran y, por último,
el acceso a espacios exteriores es fundamental para el bienestar mental y físico de las personas, lo que genera a su vez un mejor rendimiento.
